Como gerente de projetos, seu foco principal deve ser garantir que os projetos sejam executados sem problemas e concluídos dentro do prazo.
Entretanto, para muitos gerentes de projeto, isso pode ser mais difícil do que parece. Um estudo revelou que quase um quinto dos projetos não são concluídos no prazo.
Há muitas possíveis razões para isso, desde o planejamento inadequado e a subestimação do tempo necessário para concluir um projeto até a dinâmica improdutiva da equipe.
Mas você pode evitar todos esses problemas se tiver um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos eficaz.
Neste artigo, você aprenderá a criar fluxos de trabalho passo a passo, incluindo templates para diferentes setores.
O que é um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos?
Um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos é uma série de tarefas que precisam ser realizadas para que uma equipe ou um indivíduo conclua um projeto.
A criação de fluxos de trabalho é uma maneira de dividir processos complexos em etapas menores e organizá-los logicamente para que todos os que têm instruções possam segui-los.
Essa abordagem estruturada do gerenciamento de projetos traz inúmeros benefícios, como:
Maior eficiência
Padronização de processos
Colaboração aprimorada
Integração mais rápida
Responsabilidade e transparência
Como criar um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos com a workstreams.ai
Identificar todas as tarefas e subtarefas.
Antes de criar um fluxo de trabalho para um projeto, você deve listar todas as tarefas e subtarefas necessárias para concluir o projeto com êxito. Identifique os principais objetivos e, em seguida, divida-os em tarefas e marcos menores que serão mais fáceis de rastrear.
Essa fase também é conhecida como mapeamento do fluxo de trabalho. Você pode usar técnicas como a estrutura de divisão do trabalho para desconstruir as tarefas do projeto e sua hierarquia, criando um mapa visual de todas as ações necessárias.
Colabore com os membros da equipe e com as partes interessadas relevantes para garantir que nada de importante seja negligenciado.
Crie tarefas onde você se comunica
Mudar de um aplicativo para outro é uma grande distração e um grande inimigo da produtividade. É por isso que nossa ferramenta de gerenciamento de equipes permite que você crie tarefas nos aplicativos que já usa para comunicação, como o Slack e o Microsoft Teams.
Aqui está o que você pode adicionar às suas tarefas:
Datas de início e de término.
Detalhes da tarefa - você pode adicionar informações adicionais na forma de texto ou links.
Anexos - você pode adicionar todos os tipos de arquivos, documentos ou imagens.
Campos personalizados - você pode criar campos adicionais para qualquer informação que queira destacar.
Aqui estão algumas funções interessantes que você pode utilizar com nossa integração com o Slack:
Você pode transformar qualquer mensagem do Slack em uma nova tarefa com apenas um clique.
Você pode verificar rapidamente todas as tarefas atrasadas em Minhas tarefas sem ter que sair do Slack.
Você pode adicionar um quadro Kanban personalizável a cada canal.
Por outro lado, se você estiver usando o Microsoft Teams, veja como fica:
Você pode criar e editar tarefas sem sair do MS Teams.
Você pode navegar facilmente pelas tarefas ou usar o quadro Kanban.
Você pode sincronizar seu calendário da Microsoft.
Divida as tarefas em subtarefas e crie listas de verificação
Agora é hora de dividir grandes tarefas em pequenas etapas, criando subtarefas. Veja como fazer isso:
- Selecione a tarefa que você deseja editar.
- Clique em "Adicionar subtarefas".
- Escreva sua primeira subtarefa.
- Pressione "Enter" para adicionar outro item.
Suas subtarefas serão formatadas como uma lista de verificação para que você possa acompanhar facilmente seu progresso, marcando cada item à medida que o conclui.
Além disso, cada subtarefa pode ser enriquecida com detalhes adicionais, assim como as tarefas principais. Você pode atribuir cada subtarefa a diferentes membros da equipe e dar a cada subtarefa sua própria data de término.
Nosso software de gerenciamento de fluxo de trabalho permite que você vincule subtarefas e tarefas existentes para evitar duplicação. Por exemplo, digamos que você seja um gerente de projeto e atribua uma subtarefa a um funcionário. Ele cria uma nova tarefa para si mesmo, e a nova tarefa é igual à sua subtarefa. Você pode vincular esses dois itens para que, quando o funcionário concluir e marcar a tarefa dele, a subtarefa correspondente na sua lista de verificação também seja marcada, evitando confusão e garantindo que vocês estejam na mesma página.
Atribua tarefas e mantenha os membros da equipe sob responsabilidade
Você pode atribuir tarefas aos membros da sua equipe sempre que quiser, seja ao criar uma tarefa ou depois. Você pode fazer isso por meio de nosso aplicativo Web, do Slack ou do Microsoft Teams.
Abra o quadro Kanban, localize a tarefa que você deseja atribuir e clique nela.
Clique nos três pontos no canto direito da caixa de tarefas.
Selecione a opção "Atribuir a" no menu suspenso.
Selecione o membro da equipe ao qual deseja atribuir a tarefa.
O membro da equipe designado receberá uma notificação sobre uma nova tarefa, que também aparecerá na seção Minhas tarefas.
Há diferentes opções para organizar e navegar pelas tarefas:
Prioridade: Você pode classificá-las por prioridade para que cada membro da equipe saiba no que deve se concentrar em seguida.
Etiquetas inteligentes: Você pode adicionar rótulos personalizados às suas tarefas para categorizá-las com base no nome do projeto, complexidade, prioridade ou qualquer outra coisa. Você também pode usá-los para codificar por cores e distinguir visualmente as diferentes categorias.
Filtros inteligentes: Você pode filtrar suas tarefas por título, responsável, tópico, rótulo, etapa de trabalho ou outras variáveis, facilitando a localização de qualquer tarefa, independentemente do número de tarefas.
Se você tiver uma pessoa responsável por uma determinada etapa do processo, poderá usar o recurso de atribuição automática para defini-la como responsável padrão por uma determinada etapa ou tarefa, economizando um tempo valioso.
Para melhorar a prestação de contas, a workstreams.ai permite que você crie diferentes níveis de propriedade, dependendo da complexidade de um projeto.
Você pode adicionar um único proprietário responsável por todo o fluxo de trabalho ou pode dividir a responsabilidade em vários proprietários atribuídos a etapas específicas do projeto. É claro que você pode alterar isso a qualquer momento.
Veja como fazer:
Abrir o quadro de tarefas.
Clique no ícone de engrenagem à direita do nome de cada etapa de trabalho.
Clique em "Editar propriedade".
Escolha um ou mais membros da equipe que deseja adicionar.
Descreva as tarefas em um calendário
Você pode não apenas mudar para uma visualização de calendário se preferir visualizar as tarefas em uma visualização diária, semanal ou mensal, mas também pode usar nosso calendário no aplicativo para criar tarefas diretamente no seu calendário.
Assim como você criaria um evento no calendário, basta escolher a hora e a data desejadas, adicionar a tarefa e atribuiremos automaticamente as datas de término.
As tarefas no calendário são codificadas por cores de acordo com a data de término, para que você esteja sempre ciente de suas prioridades. As tarefas que ultrapassaram a data de término são marcadas de forma diferente para que você não se esqueça delas. Além disso, você também pode ver sua subtarefa na visualização do calendário.
Você também pode sincronizar o aplicativo com o calendário do Google ou do Outlook se quiser visualizar as tarefas e os prazos também. Se você já tiver alguns compromissos do Gmail e do Outlook, poderá importá-los para o nosso calendário para visualizar todas as suas tarefas e compromissos em um só lugar.
Controle o tempo gasto em cada tarefa
Se você quiser saber exatamente quanto tempo uma tarefa leva ou o tempo médio para concluí-la, basta ativar nosso recurso de alocação de tempo.
Enquanto você trabalha, nossa ferramenta monitora o tempo necessário para concluir cada etapa e atingir os marcos. Dessa forma, você pode ver de forma realista quanto tempo precisa para cada tarefa, o que o ajudará a planejar projetos com mais precisão e evitar a perda de prazos.
Ao registrar e medir cada etapa de um fluxo de trabalho, você pode eliminar as suposições e criar cronogramas realistas que podem ser cumpridos, dando aos seus funcionários tempo suficiente para concluir as tarefas sem pressão.
Esse recurso pode ajudá-lo a identificar gargalos em tempo real, fazer uma análise do fluxo de trabalho e otimizá-lo. Além disso, você pode comparar o tempo que eles levaram para concluir uma tarefa com o tempo médio de conclusão de tarefas e, se for significativamente menor, você pode oferecer treinamento ou ajuda adicional.
Por fim, coletamos dados de suas tarefas anteriores e, após algum tempo, nossa ferramenta pode fornecer estimativas baseadas em dados sobre o tempo necessário para a realização de uma tarefa.
Acompanhe as tarefas congeladas
"Tarefas congeladas" é um recurso que o lembra de tarefas que estão inativas há algum tempo, garantindo que você não deixe de lado nada importante ou acumule pilhas de tarefas não relevantes.
Após 30 dias de inatividade, marcaremos as tarefas como congeladas adicionando um ícone de floco de neve. Cabe a você decidir o que fazer: você pode começar a trabalhar nelas, delegar tarefas ou arquivá-las se não forem mais relevantes.
Você pode usar a visualização Congelamento de tarefas para ver o número exato de dias desde a última vez que alguém interagiu com determinadas tarefas. Para ativar esse modo, basta clicar no ícone de floco de neve no canto superior direito.
Automatize o máximo possível
A automação do fluxo de trabalho é um dos recursos mais fortes da workstreams.ai, pois permite que você economize muito tempo e esforço. Aqui estão três maneiras de tirar o máximo proveito disso:
Automatize tarefas repetitivas
Em todo trabalho, há algumas tarefas que precisam ser feitas diariamente, semanalmente ou mensalmente. Agora que você identificou suas tarefas recorrentes, pode automatizá-las em um intervalo de sua escolha, seja todos os dias ou em um dia específico da semana ou do mês. Diga adeus à necessidade de criar e atribuir tarefas para processos repetitivos várias vezes!
Encaminhamento automático
Não há necessidade de mover manualmente as tarefas de um quadro de tarefas para outro quando elas atingem uma determinada etapa do processo. Você pode configurar regras de encaminhamento para que uma tarefa seja encaminhada automaticamente para outro quadro de tarefas quando atingir uma etapa específica. Por exemplo, quando uma tarefa é concluída no quadro de tarefas do designer gráfico, ela pode ser encaminhada para o quadro de tarefas do gerente de conteúdo para aprovação.
Modelos
Se não quiser criar novas tarefas do zero todas as vezes, você pode economizar tempo criando modelos de tarefas para manter o formato e os detalhes de suas tarefas mais importantes. Também é possível agrupar várias tarefas em um único modelo.
Exemplos de modelos de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos
A workstreams.ai tem muitos modelos personalizáveis e exemplos de fluxo de trabalho para diferentes setores e departamentos. Aqui estão alguns deles.
Marketing
Você pode usar nosso software de gerenciamento de projetos de marketing para:
Criar campanhas de marketing.
Colaborar em landing pages.
Delegar tarefas de criação.
E muitas outras coisas! Nossos fluxos de trabalho de marketing flexíveis permitem que você adicione campos personalizados com informações e briefs adicionais e servem como um banco de dados onde você pode manter todas as informações, arquivos, documentos e imagens do cliente.
Desenvolvimento de apps
A workstreams.ai permite que você crie fluxos de trabalho ágeis para equipes de TI que são muito mais flexíveis do que ferramentas robustas de gerenciamento de projetos como o Jira.
Veja o que você pode fazer:
Criar cronogramas realistas com base na alocação de tempo.
Combine tarefas de diferentes fluxos de trabalho para criar metas, como o lançamento de um aplicativo móvel.
Melhore a comunicação com outros departamentos e mantenha todos os seus arquivos em um só lugar.
Contratação
Você sabia que também pode usar nosso software de gerenciamento de fluxo de trabalho como uma ferramenta de contratação?
Veja o que você pode fazer com nosso fluxo de trabalho de RH e contratação:
Coletar dados de candidatos em um único local.
Realizar triagens iniciais.
Acompanhar as etapas do processo de contratação.
Agendar entrevistas em seu calendário.
Automatizar o processo de integração.
Suporte ao cliente
Nossa solução de suporte ao cliente permite que você melhore a taxa de resolução de problemas atribuindo tarefas aos membros certos da equipe e gerencie grandes volumes de consultas de clientes sem comprometer a qualidade do serviço.
Veja o que você pode fazer:
Organizar e priorizar as consultas dos clientes.
Estimar quanto tempo será necessário para resolver cada consulta.
Atribuir automaticamente etapas específicas a membros da equipe que sejam especialistas nelas.
Gerenciamento de contas
Nossa solução personalizável de gerenciamento de contas é ideal para gerentes de projeto que precisam simplificar fluxos de trabalho e relacionamentos com vários clientes e manter o controle de todos os prazos.
Você pode:
Controlar quanto tempo você gasta com cada cliente.
Usar rótulos e filtros inteligentes para distinguir as tarefas.
Atribuir tarefas a outros membros da equipe.
Vendas
Nosso fluxo de trabalho de vendas pode ajudá-lo a acompanhar as conversas com os clientes e suas metas. Veja o que você pode fazer com ele:
Transformar tarefas em metas para ajudá-lo a atingir seus objetivos.
Filtrar e navegar facilmente em seu banco de dados de leads
Adicionar campos personalizados com informações adicionais para cada lead.
Colaborar com a equipe de vendas e encaminhar automaticamente as tarefas à medida que um lead avança na jornada do cliente.
Ciclo de feedback
Você pode usar nossa ferramenta de gerenciamento de projetos para padronizar o processo de feedback, fornecendo modelos personalizados. Isso é benéfico tanto para seus funcionários quanto para os gerentes de RH.
Em primeiro lugar, sua taxa de feedback provavelmente aumentará porque é muito mais provável que os funcionários preencham formulários pré-fabricados do que escrevam o feedback do zero. Em segundo lugar, um formato padronizado facilita a análise das avaliações e o acompanhamento do progresso por parte dos gerentes de RH.
Aquisição
A maioria das empresas de pequeno e médio porte não precisa de um aplicativo de compras dedicado quando, em vez disso, você pode usar um software de gerenciamento de projetos como a workstreams.ai.
Aqui estão algumas das opções:
Seus funcionários podem enviar solicitações de vendas.
O departamento financeiro pode aprovar pagamentos.
Você pode acompanhar a colocação de pedidos.
Você pode organizar o total de pagamentos.
lém disso, criamos dois modelos diferentes: um para compras únicas e outro para compras recorrentes.
Solicitações de folga
Pedir folga por e-mail está muito ultrapassado. Por que perder tempo conversando quando você pode automatizar isso com o nosso fluxo de trabalho?
Veja o que você pode fazer:
Criar vários modelos de solicitação de folga (férias, licença parental, etc.).
Gerenciar solicitações de folga.
Acompanhar seu status.
Por que o fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos é importante?
Aqui estão os benefícios que você pode esperar depois de criar e automatizar os fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos:
Simplificação de projetos complexos: Os sistemas de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos permitem que você divida projetos inteiros em etapas pequenas e gerenciáveis, o que aumenta a chance de sucesso do projeto.
Padronização de processos: Fluxos de trabalho detalhados de gerenciamento de projetos garantem que todos os funcionários possam apresentar resultados consistentes ao seguirem todas as etapas.
Redução de erros humanos: Recursos como o encaminhamento automático de tarefas concluídas fazem com que os processos de fluxo de trabalho sejam executados sem problemas, eliminando a necessidade de seus funcionários atualizarem uns aos outros manualmente e permitindo menos espaço para mal-entendidos na comunicação.
Melhorar a responsabilização: O software de gerenciamento de fluxo de trabalho que permite atribuir tarefas e responsabilidades aumenta a transparência, mas também melhora a prestação de contas, deixando bem claro quem é responsável por cada tarefa.
Conclusão
Agora você sabe como criar um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos, passo a passo. Com o software certo de fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos, você pode automatizar uma grande parte do processo, economizando tempo para se concentrar em coisas mais importantes.
A workstreams.ai é uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho altamente personalizável que vem com muitos recursos avançados, como alocação de tempo, automatização de tarefas recorrentes e encaminhamento automático.
Você pode escolher um de nossos modelos prontos para uso ou criar seu próprio fluxo de trabalho do zero. O que você preferir.
Agende uma demonstração gratuita e deixe que nossos fluxos de trabalho façam maravilhas em sua produtividade.
FAQs
Quais são as 7 fases do ciclo de vida de um projeto?
As principais fases do projeto são iniciação, planejamento, execução, monitoramento, encerramento, avaliação de viabilidade e avaliação do projeto.
Quais são os 3 componentes básicos de um fluxo de trabalho?
Os três componentes essenciais de todo fluxo de trabalho são entrada, processo ou ações que precisam ser realizadas e saída ou resultados.
O que é uma lista de verificação de fluxo de trabalho?
É uma lista que contém todas as tarefas e ações que precisam ser concluídas para finalizar um determinado processo com êxito. Ela serve como um roteiro para manter os processos organizados e facilitar o acompanhamento do progresso.
O que é um bom processo de fluxo de trabalho?
Um bom processo de fluxo de trabalho é bem organizado, sistemático e eficiente. Ele garante uma transição suave entre os estágios e contém todos os recursos necessários para concluir as tarefas com precisão.
