"Decidir o que não fazer é tão importante quanto decidir o que fazer", afirmou Steve Jobs ao retornar à Apple em 1997, e essa afirmação ainda é válida nos dias de hoje. Na verdade, é sobre isso que trata a análise de fluxo de trabalho: eliminar o que está impedindo você de alcançar seu máximo potencial.
Há muita verdade em "trabalhe de forma mais inteligente, não mais difícil".
Ferramentas de análise de fluxo de trabalho ajudam você a aproveitar ao máximo o que possui, fornecendo insights práticos sobre a eficácia de cada processo em sua empresa. Um local de trabalho otimizado significa economia de recursos em termos de mão de obra, planejamento, programação, alocação de recursos e prevenção de erros, em vez de corrigi-los.
Com um software como a workstreams.ai, você poderá facilmente identificar o que realmente funciona e o que você apenas pensou que funcionaria, mas na verdade não funciona.
Vamos agora explorar como você pode impulsionar o crescimento de seus processos.
O que é análise de fluxo de trabalho?
Um fluxo de trabalho é "a forma como um determinado tipo de trabalho é organizado ou a ordem das etapas de um determinado processo de trabalho", conforme definido pelo Cambridge Dictionary. Em termos simples, é um conjunto de tarefas organizadas e repetíveis que auxiliam você a realizar suas atividades.
Portanto, uma análise de fluxo de trabalho é, na realidade, um exame desse sistema, uma visão renovada de seu trabalho e como você pode aprimorá-lo. É uma maneira de garantir que você aproveite ao máximo a automação de fluxo de trabalho.
Você pode tornar esse processo de otimização muito mais simples com uma boa ferramenta de análise de fluxo de trabalho. Membros da equipe podem usar esse software para criar fluxos de trabalho, documentar alterações e otimizar as operações empresariais, o que permite reduzir tarefas demoradas e processos manuais. A análise de fluxo de trabalho por meio de programas dedicados permite a organização de dados, identificação de tarefas redundantes e localização de gargalos com um simples olhar.
Benefícios de um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho
A análise do fluxo de trabalho não é apenas mais um termo da moda usado por gurus de negócios. É uma ferramenta valiosa usada em todos os setores, desde cuidados primários e procedimentos cirúrgicos até agências de concessão, bibliotecas e escritórios. Portanto, é seguro dizer que você também pode se beneficiar dela.
Veja o que um fluxo de trabalho bem otimizado para processos de negócios pode fazer:
Estimular a produtividade: Ao realizar a análise do fluxo de trabalho, você obtém uma perspectiva mais ampla do seu negócio. Com as dicas listadas abaixo, você poderá identificar ineficiências, oportunidades de atualizações tecnológicas, possibilidades de expansão e, potencialmente, descobrir novas áreas para obter lucro. Suas tarefas se tornarão mais fluidas e eficientes.
Economize tempo e dinheiro: Ao tornar cada processo de negócios mais eficaz, a análise do fluxo de trabalho reduz o tempo e, consequentemente, o dinheiro gasto na execução de cada tarefa. Stacy Ledesma Whitenight, PMP, M.Ed destaca que a melhoria do processo de fatores internos e externos leva a lucros maiores e custos menores.
Identificar oportunidades de crescimento: A análise do fluxo de trabalho lhe dá uma compreensão completa dos dados relacionados aos procedimentos comerciais. Esses insights orientados por dados são a melhor maneira de tomar decisões informadas sobre a segmentação de clientes e o desenvolvimento de produtos. Além disso, os fluxos de trabalho simplificados facilitam a adaptação rápida às necessidades do mercado em constante mudança.
Aumentar o engajamento e a satisfação dos funcionários: Apenas 32% dos funcionários estão engajados, e 56% dos trabalhadores admitem que estão pensando em mudar de emprego no próximo ano. É certo que muitos fatores contribuem para melhorar o envolvimento, a satisfação e a retenção dos membros da equipe. Ainda assim, tornar o trabalho deles mais fácil e agradável é um aspecto importante.
Melhorar a conformidade regulamentar: Isso é particularmente crítico para os setores que operam em um ambiente de saúde, bancário ou financeiro, onde existem normas operacionais rigorosas. O gerenciamento eficaz do fluxo de trabalho melhora a conformidade e a responsabilidade. Ao registrar as atividades, é possível criar facilmente trilhas e relatórios de auditoria e localizar e atualizar informações sempre que necessário.
Manter-se competitivo: O mercado, a tecnologia, as necessidades dos clientes e seus concorrentes estão em constante evolução. A melhoria contínua é o que pode ajudá-lo a se manter relevante e até mesmo à frente dessas mudanças.
Como fazer a análise do fluxo de trabalho e melhorar seus processos de negócios
Para determinar quais processos precisam de otimização, comece fazendo a si mesmo estas quatro perguntas sobre sua empresa:
O que fazemos?
Como fazemos isso?
Por que fazemos isso?
Qual é a responsabilidade de cada departamento?
As respostas a essas perguntas permitem que você identifique as principais tarefas e ações que geram receita e fazem de você quem você é. Neste estágio, você pode identificar processos redundantes - aqueles que não estão alinhados com seus principais objetivos ou propósito.
Agora, vamos nos aprofundar em como você pode analisar os fluxos de trabalho tendo em mente as respostas a essas perguntas.
Colete dados qualitativos
Os dados qualitativos são aqueles que não podem ser obtidos por meio da análise de números. Trata-se do contexto, das opiniões e dos diferentes pontos de vista - os "porquês" e os "como". Portanto, a maneira mais confiável de rastrear dados qualitativos sobre o desempenho do fluxo de trabalho é falar sobre eles.
Aqui estão os métodos mais confiáveis para coletá-los:
Realização de entrevistas de análise de fluxo de trabalho com todos os envolvidos.
Facilitar grupos de foco para coletar ideias, ou seja, um bate-papo em grupo.
Envio de pesquisas com perguntas abertas sobre a eficiência operacional da empresa.
Analisar a documentação, como manuais de processos e relatórios.
Usar o fluxo de trabalho e observá-lo em ação para obter insights em primeira mão. Você também pode pedir a alguém de um departamento diferente ou de fora da empresa que o analise para obter uma opinião nova e imparcial.
Aqui estão algumas perguntas que você pode fazer aos seus funcionários (e a você mesmo) para examinar a eficiência do fluxo de trabalho atual:
Quais são os principais desafios que você enfrenta em suas tarefas diárias?
Há algo que você acha que poderia ser facilitado?
Essa sequência ou etapa específica é necessária?
Você tem dados e recursos suficientes para realizar cada atividade?
Por que a tarefa ou o fluxo de trabalho existe e qual é o seu objetivo?
Essa etapa precisa de aprovação ou uma notificação é suficiente?
Qual é um processo repetitivo que poderíamos automatizar?
Colete dados quantitativos
Dados quantitativos consistem em todos os números, métricas e indicadores de desempenho. Para medir a eficiência dos procedimentos em seu fluxo de trabalho, reúna dados quantitativos sobre os seguintes aspectos:
O número de itens em um determinado fluxo de trabalho
O número de itens concluídos vs. rejeitados
O tempo médio, mínimo e máximo para a conclusão de cada etapa
O número de vezes que uma tarefa é rejeitada ou precisa ser melhorada
O número de vezes que uma ação precisa de esclarecimentos adicionais
Os recursos necessários (materiais, pessoal, etc.)
Realizar a análise do fluxo de trabalho em termos de informações quantitativas é muito mais fácil quando você usa um software dedicado, como a workstreams.ai. Esses programas rastreiam os dados de suas tarefas, auxiliando você a obter insights valiosos sobre tempos de ciclo, taxas de erro e produtividade.
Identificar problemas e oportunidades de melhoria
Agora que você coletou todas as informações vitais, é hora de analisar os dados. Sim, isso pode parecer muito complicado, mas é muito mais simples com as ferramentas de análise de fluxo de trabalho.
Os analistas normalmente usam o mapeamento do fluxo de trabalho para apresentar graficamente os processos e suas informações relacionadas. Como as pessoas aprendem visualmente, os mapas nos permitem examinar melhor a lógica de procedimentos específicos. Eles ajudam a identificar padrões, redundâncias e desvios dos resultados esperados.
💡 A workstreams.ai tem um recurso incorporado para identificar automaticamente as tarefas congeladas. Ela mostra quanto tempo se passou desde que alguém trabalhou em uma etapa específica. Dessa forma, nenhuma tarefa é esquecida, e você pode priorizar com mais eficiência para alcançar os resultados desejados.
Priorizar e documentar os itens de ação
Agora, volte às quatro perguntas que mencionamos anteriormente. Com base em suas respostas, você poderá classificar os problemas e oportunidades identificados de acordo com o potencial de trazer benefícios. Priorize as possibilidades de otimização que melhor se alinham ao perfil e à meta de sua empresa.
Para cada item de ação, crie etapas específicas, prazos, recursos necessários e departamentos ou funcionários responsáveis. Documente os resultados esperados e os benefícios de cada um. Seu "você do futuro" agradecerá por poder acompanhar se estão seguindo o caminho certo ou não.
Teste, monitore e ajuste, se necessário
Depois que todas as alterações forem identificadas, teste-as para garantir que as modificações sejam eficazes na prática, não apenas na teoria. Faça disso um processo contínuo, pois as coisas mudam e o que funciona agora pode não ser benéfico daqui a um mês ou um ano.
Observe que nem tudo precisa ser ajustado. Uma análise do fluxo de trabalho é uma excelente oportunidade para ver quais processos foram mais úteis para sua organização até o momento.
Software de gerenciamento de fluxo de trabalho: como a workstreams.ai pode ajudar?
Antes que você pergunte - não, você não precisa fazer tudo isso manualmente. Tampouco esperamos que você comprometa o seu orçamento contratando um analista de fluxo de trabalho. Mas recomendamos que amplie seu conjunto de ferramentas com uma plataforma de fluxo de trabalho e gerenciamento de equipes como a workstreams.ai - que é 100% gratuita para equipes de até três membros.
O software permite que você organize suas tarefas, mantendo tudo em ordem e organizado. Com fluxos de trabalho comerciais claros e visuais, nenhuma etapa ou problema passa despercebido. A análise simplificada do fluxo de trabalho ajuda a manter todos na mesma página e a identificar ineficiências sempre que surgem.
Você pode integrar esse sistema de criação e aprimoramento de fluxos de trabalho com as ferramentas que a sua empresa já utiliza, garantindo transições suaves e evitando silos de dados. Algumas dessas integrações incluem:
Slack e Microsoft Teams: Os membros da sua equipe podem gerenciar tarefas no mesmo espaço em que discutem ideias.
Trello: cada alteração feita no aplicativo reflete automaticamente em seu quadro na workstreams.ai.
Webhooks: Esse recurso de tecnologia avançada é perfeito para desenvolvedores, pois permite que você envie dados de várias fontes para o WS e crie tarefas lá.
Calendário: Você pode conectar facilmente sua conta do Gmail ou do Outlook ao nosso calendário no aplicativo.
Essa praticidade torna a workstreams.ai perfeita para empresas de pequeno e médio porte que desejam crescer com a automação do fluxo de trabalho, economizando tempo e dinheiro e sempre atendendo às expectativas dos clientes. O software é facilmente dimensionável para equipes maiores e permanece acessível para necessidades maiores.
Agende uma demonstração aqui para ver como sua empresa pode se beneficiar - ou continue lendo para ver como você pode otimizar seus processos manuais com alguns exemplos práticos de fluxo de trabalho.
Contratação
A workstreams.ai permite que você obtenha o máximo de seu orçamento economizando em programas de recrutamento. O software de gerenciamento de fluxo de trabalho tem um quadro para triagem, entrevista e contratação de candidatos.
Você pode usá-lo para:
Coletar dados sobre os candidatos e armazená-los em um único local para que nenhum currículo seja esquecido
Definir etapas para revisões e triagens
Filtrar candidatos com base em sua disponibilidade, expectativas salariais ou tipo de contrato
Agendar entrevistas
Esse banco de dados centralizado é particularmente útil se a contratação for um processo interdepartamental em sua organização. A workstreams.ai facilita a colaboração contínua entre as equipes, tornando as informações mais acessíveis para todos. Permita que seus funcionários de RH conduzam as entrevistas iniciais e que os especialistas em tecnologia lidem com as tarefas de teste técnico, mantendo todos na mesma página.
Gerenciamento de campanhas de marketing
Você já se perdeu em meio às muitas plataformas que precisa manusear e manter a consistência de seus esforços de marketing? A workstreams.ai ajuda a otimizar esses esforços, mantendo um olhar atento no orçamento e na programação de postagens para um desempenho de destaque.
Marketing é onde os processos se tornam mais complexos, uma vez que há muitos elementos a serem coordenados, e geralmente é um processo contínuo. Nosso sistema permite que você crie fluxos de trabalho ágeis e divida grandes metas em marcos menores e acionáveis, com subtarefas para cada etapa. A opção de atribuir tarefas a membros específicos da equipe aumenta a transparência e a responsabilidade.
TI e desenvolvimento
A análise e a otimização do fluxo de trabalho são vitais para que os produtos sejam implantados no prazo. A workstreams.ai auxilia suas equipes de TI e de desenvolvimento com:
Alocação de tempo para definir referências
Índice de Performance GetStuffDone para acompanhar o desempenho
Recurso de tarefas congeladas para identificar e resolver automaticamente as etapas estagnadas
Fluxos de trabalho flexíveis com indicadores de progresso, gráficos burndown e datas de término
Suporte para anexos, permitindo manter-se atualizado com as versões mais recentes de mockups.
Combinação de tarefas de diferentes fluxos de trabalho em uma única e ambiciosa META
Vendas
Entendemos que as equipes de vendas trabalham na velocidade da Fórmula 1. Portanto, trate a workstreams.ai como sua equipe de apoio.
Chega de listas, quadros e planilhas desorganizados - deixe sua equipe se concentrar no pipeline. Veja como você pode otimizar seu fluxo de trabalho de vendas para aumentar a satisfação do cliente e gerar mais receita:
Crie uma tarefa ou use um de nossos modelos, adicione uma descrição do lead e atribua-o a um membro da equipe de vendas.
- A pessoa responsável avalia o lead e acrescenta perguntas para esclarecer os requisitos do cliente.
- Um colega de equipe move a tarefa para o estágio de proposta, onde você pode agendar um compromisso, acompanhando todos os detalhes no aplicativo.
- A tarefa passa para o estágio de negociação. Quando concluída, o membro certo da equipe é alertado automaticamente para assumir a tarefa.
- Agora é hora de anexar o contrato final assinado, movê-lo para a parte jurídica do pipeline e celebrar outro negócio fechado.
Suporte ao cliente
A análise do fluxo de trabalho melhora a satisfação do cliente indiretamente, tornando o funcionamento da sua empresa mais suave. No entanto, você também pode implementá-la diretamente para lidar com questões de suporte ao cliente.
A workstreams.ai é perfeita para organizar e gerenciar várias consultas em um só lugar, sem ficar sobrecarregado ou perder algo. Você pode categorizar as tarefas por urgência e simplificar os processos repetitivos para garantir um alto nível de experiência do cliente em cada interação.
Dedicar atenção extra aos seus clientes dessa forma constrói uma comunidade de clientes confiáveis e leais.
Conclusão
A análise do fluxo de trabalho tem como objetivo melhorar sua produtividade e fazer com que a automação trabalhe para você, para que possa se concentrar em novas maneiras de crescer.
Se você ainda não estiver usando uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho, sugerimos que experimente. É a maneira mais fácil de liberar mais do seu tempo e concentrar sua atenção em coisas mais importantes do que a organização de tarefas.
A workstreams.ai pode ajudá-lo com a análise do fluxo de trabalho de vários campos da sua empresa - seja tecnologia, RH, suporte ao cliente ou gerenciamento de equipes.
Registre-se para começar a aumentar sua produtividade.
FAQs
Como é feita a análise do fluxo de trabalho?
É mais fácil realizar a análise do fluxo de trabalho com um software dedicado, como a workstreams.ai. Como alternativa, você pode contratar um analista de fluxo de trabalho profissional para ajudá-lo a alcançar a eficiência ideal.
Como realizar a análise do fluxo de trabalho?
Para realizar a análise do fluxo de trabalho, siga estas etapas simples:
Colete e organize os dados
Identifique obstáculos, tarefas repetitivas e oportunidades de aprimoramento
Priorize e documente ações
Teste, monitore e ajuste seus fluxos de trabalho, mantendo o que funciona e alterando o que não funciona
O que é um diagrama de análise de fluxo de trabalho?
Os gráficos ou diagramas de análise de fluxo de trabalho são uma representação visual de um fluxo de trabalho. Eles ilustram a sequência de etapas e ações que se somam para formar um processo. Um diagrama pode incluir elementos como vários símbolos, formas, conectores, entradas e saídas, caminhos paralelos e convergentes, pontos de decisão e anotações.
Esses diagramas são particularmente úteis para análise de fluxo de trabalho não linear e tarefas complexas de ramificação ou fusão.
Qual é a função de um analista de fluxo de trabalho?
Um analista de fluxo de trabalho examina, projeta e otimiza fluxos de trabalho em uma organização. Eles lidam com tudo, desde a documentação e a identificação de oportunidades de aprimoramento até a integração de novas tecnologias, garantindo transições suaves e garantia de conformidade regulamentar.
